3M - Bottom-up analyse

Bottom-up-analysen ligner mye på prioritering, men bygges på en litt mer strukturert måte. Den egner seg når du trenger å organisere mange informasjonsenheter (lapper) til en strukturert helhetsoversikt. Dermed vil den være et naturlig steg videre fra en idegenerering, for å vise hvordan ulike deler informasjon henger sammen, og hvordan de ulike informasjonsenhetene relaterer seg til hverandre. Bottom-up analysen er et godt hjelpemiddel når du er i startfasen av et problem, og den egner seg generelt godt for planlegging, undersøkelse, forståelse og løsning av en problemstilling.

La oss ta et eksempel: Du ønsker å finne ut hvordan du kan øke antallet reisende hos et flyselskap. Ved å samle medarbeidere fra ulike avdelinger arrangerer du en workshop hvor du starter med en idegenerering. Problemstillingen defineres som: «Hvordan kan vi få flere reisende til å fly med First Air?». Du får inn en masse innspill fra deltakerne gjennom en 3M idegenereringsprosess. Dermed er du klar for å starte en bottom-up-analyse.

Fremgangsmåte:

1. Identifiser målet med oppgaven og tydeliggjør dette for gruppen. (Hvordan få flere til å reise med First Air?).

2. Deretter gjennomfører du en idegenereringsprosess der deltakerne gir sine kreative innspill på problemstillingen. Her kan lappene plasseres hulter til bulter på en arbeidsflate.

3. Lag deretter en ny (og helt ren) arbeidsflate. Denne arbeidsflaten deler du inn i loddrette kolonner som er litt bredere enn en 3M-lapp. På toppen av hver kolonne lager du plass for en overskrift. Du kan også med fordel ha et «parkeringsområde» for innspill som ikke blir prioritert, men som er så gode ideer at du vil ha dem med i en senere prosess. Eller «parkere» innspill som dere ikke kommer videre med fordi det trenger en beslutning på et høyere nivå eller ting dere i dag vet det ikke er mulig å gjennomføre.

4. Deretter går deltakerne frem til lappene fra idegenereringsprosessen og starter å lete etter lapper som er nært relatert med hverandre. Når de finner lapper som «hører sammen» festes disse sammen og flyttes over til en av kolonnene i bottom-up-analysen. Oppgaven er å gruppere lappene i årsaksforhold og bygge opp en større forståelse for problemstillingen. Når det gjelder eksemplet med hvordan man får flere flyreisende kan man tenke seg at pris, bonusprogram, service om bord og effektive nettløsninger er undergrupper (kolonner). Dette blir dermed overskriftene på hver kolonne. Deretter kommer undergrupper av hver kategori som når det gjelder pris eksempelvis kan være lojalitetsrabatt, barnemoderasjon og fly 2-for-1 tilbud. Det er selvsagt også lov å komme opp med nye kreative ideer mens man arbeider med bottom-up-analysen, og lage nye 3M-lapper under prosessens gang.

5. Når alle lappene er fordelt på kolonnene, skal gruppen komme opp med en overskrift for hver enkelt kolonne. Denne skrives på en 3M-lapp i en særskilt farge og plasseres som en overskrift over hver kolonne.

6. Når overskriften er kommet opp tar gruppen en siste gjennomgang for å se at sorteringen og inndelingen gir mening. Noen lapper skal kanskje flyttes mellom kolonner, eller en kolonne skal kanskje deles i to (ny kolonne opprettes) fordi den inneholder informasjonselementer som skiller seg vesentlig fra hverandre, og som gir mer mening i to forskjellige grupper.